Quá trình tìm hiểu sâu sắc và thấu đáo các nghi thức ở bàn đàm phán không chỉ là công việc quan trọng đối với các nhà ngoại giao mà bên cạnh đó nó cũng là một phần không thể thiếu đối với các doanh nhân.

Những tính cách được đánh giá cao trong các cuộc đàm phán là sự kiên trì, khéo léo, sáng suốt và bình tĩnh. Một cử chỉ hoặc lời nói không thích hợp có thể đưa cuộc đàm phán quan trọng đến một kết quả không như mong đợi. Vậy khi nào thì bạn sẽ trả lời một cách chính xác cho câu hỏi mình cần phải chuẩn bị những gì trước một cuộc đàm phán để không xảy ra bất cứ một sơ xuất nào?

Quy tắc 1: Xác định các thành viên trong phái đoàn đàm phán.
Trước buổi gặp mặt, đầu tiên bạn cần xác định rõ chức danh và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong đoàn đàm phán của đối tác. Bạn phải biết ai thực sự là người có quyền quyết định cuối cùng để dành sự chú ‎ý của mình đến người này nhiều nhất. Nhiều khi, đó không phải là trưởng đoàn mà là người lãnh đạo bộ phận có liên quan nhiều nhất đến cuộc đàm phán.

Sau khi xác định được thông tin trên, bạn sẽ chỉ định những thành viên trong phái đoàn của mình. Nếu bạn chọn đúng các thành viên tham gia, bạn sẽ nắm trong tay 80% thành công. Những thành viên trong phái đoàn phải thực sự phù hợp và cần thiết cho cuộc đàm phán, một khi xảy ra trường hợp ngược lại bạn sẽ không lấy gì làm bất ngờ nếu như hiệu quả của cuộc đàm phán tỷ lệ nghịch với số thành viên trong phái đoàn.

Quy tắc 2: Thời gian nào là phù hợp nhất?
Không có quy định về thời gian diễn ra cuộc đàm phán, nhưng tốt nhất là nên tổ chức vào buổi sáng. Sẽ được xem là không lịch sự nếu ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm tinh mơ hay tối muộn. Điều hết sức cần thiết là hãy tránh đi trễ, nếu không bạn sẽ bị xem là một người làm việc thiếu tính chuyên nghiệp, và thậm chí là thiếu tôn trọng đối tác.

Một buổi đàm phán thông thường kéo dài khoảng 2 tiếng. Nếu đàm phán diễn ra dài hơn, cần phải sắp xếp thời gian nghỉ giải lao ít nhất 30 phút. Trong khoảng thời gian này bạn có thể mời khách uống trà hoặc cà phê. Hạn chế tối đa việc hút thuốc nếu có thể.

Quy tắc 3: Không gian diễn ra đàm phán góp phần tạo nên lợi thế
Thông thường, địa điểm diễn ra đàm phán là do bên tổ chức đưa ra nhưng phải được sự đồng ý của khách mời. Nếu bạn muốn có lợi thế về tâm l‎ý, tốt nhất hãy tổ chức đàm phán ở công ty của bạn.

Chiếc bàn là điểm chính của phòng đàm phán. Tốt nhất bạn dùng bàn tròn hoặc oval. Bàn có góc cạnh có thể tạo cảm giác đối đầu cho các thành viên tham gia đàm phán. Trong trường hợp chỉ có bàn hình chữ nhật, tuyệt đối không được xếp chỗ ngồi ở hai cạnh nhỏ vì các thành viên của hai phái đoàn luôn phải ngồi đối diện, mặt đối mặt theo chức danh.

Quy tắc 4: Tôn trọng các nguyên tắc “bất thành văn”
Trước khi đàm phán, hai bên phải thống nhất trước những vấn đề sẽ thảo luận và xác định mục tiêu chính của cuộc đàm phán.

Không xếp chỗ cho khách ngồi quay mặt về hướng cửa ra vào hoặc đối diện với cửa sổ. Đại diện của ban tổ chức phải ngồi đối diện với cửa ra vào để tiện ra hiệu cho thư k‎ý mang thêm nước hay thay bình trà.

Bắt tay và tự giới thiệu là những hành động chính thức để làm quen. Đối với danh thiếp, sẽ rất bất lịch sự nếu sau khi nhận danh thiếp bạn đút ngay vào túi hoặc ví. Bạn cần phải đọc danh thiếp trước khi cất nó đi.

Nếu các thành viên trong buổi đàm phán không biết trước về nhau, tốt nhất bạn nên đặt trước mặt mỗi người một bản tên để tiện trong việc giao tiếp.

Khoảng cách giữa hai ghế ngồi ít nhất là 1,5 đến 3m. Đây được gọi là “cự ly xã hội”. Một khoảng cách quá rộng có thể tạo cho các thành viên cảm giác bị “loại ra” khỏi cuộc đàm phán. Và một khoảng cách quá chật gây nên cảm giác không thoải mái. Cần tránh thái độ suồng sã trong cuộc đàm phán. Không nên vươn người sang phía không gian của người ngồi cạnh để lấy đồ hoặc tài liệu của họ khi chưa được phép.

Số thành viên của hai đoàn đàm phán tốt hơn hết là nên bằng nhau. Nếu trong một phái đoàn, người lãnh đạo đi cùng với trợ l‎ý thì trong phái đoàn đối tác cũng nên như vậy. Trước khi bạn muốn ghi âm hoặc thu hình lại cuộc đàm phán, bạn cần phải thông báo và nhận được sự đồng ‎ý của phía đối tác.

Quy tắc 5: Cách ăn mặc thể hiện con người
Cách ăn mặc của các thành viên thể hiện tính nghiêm túc và chuyên nghiệp. Vì vậy, trong các buổi đàm phán quan trọng bạn nên ăn mặc trang trọng và lịch sự.

Đàn ông nên mặc com-lê màu đen, xám hoặc xanh tím than, áo sơ mi dài tay một màu hay có những đường sọc nhỏ màu nhạt, cravat lụa, tất cùng màu với quần, giày buộc dây.

Phụ nữ cũng có thể mặc com-lê, đi giày thấp cổ, không nên mặc váy ngắn, trang điểm nhẹ, tóc gọn gàng, bàn tay phải được chăm sóc, các đồ trang sức càng ít càng tốt và tránh tình trạng gây nên cảm giác lố lăng.

Quy tắc 6: Sử dụng đúng ngôn từ
Không nên lập tức vào chủ đề chính ngay khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Nên bắt đầu bằng đề tài thời tiết, các hoạt động văn hóa nổi bật hoặc tình hình kinh tế. Không nên biểu lộ cảm xúc “hỉ nộ ái ố” quá mức nhưng cũng không nên giữ một bộ mặt lạnh như băng. Không nên nói to quá, và cũng không nên nói nhỏ đến mức thì thầm.

Bạn không nên lạm dụng quá mức những lời khen. Chỉ nên khen ngợi trong những vấn đề có liên quan đến nội dung đang được thảo luận. Đôi khi bạn có thể khen bộ com-lê của đối tác là đẹp nhưng cố gắng đừng đi xa hơn. Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói chuyện. Có thể thể hiện những cảm xúc tích cực như: “Rất vui được gặp anh/chị”, hoặc “Cảm ơn vì anh/chị đã dành thời gian quý báu cho cuộc họp mặt này”.

Không nên tự cho rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định 100%. Không đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác. Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng. Không nên bắt đầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn. Trước khi nói “không” bạn nên cân nhắc và bắt buộc bạn phải nêu ra những l‎ý do mà đối tác có thể chấp nhận được.
 
Tránh dùng từ cộc lốc “Hiểu rồi!” “Tại sao?” “Cái gì?”; “Như thế nào?”…

Và nguyên tắc quan trọng nhất:
Không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không có lý do nào để chắc chắn rằng mình có thể thực hiện được. Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ‎ký của trưởng đoàn ở cả hai phía.