Năm nguyên tắc sau đây sẽ giúp bảo đảm an toàn cho những tài sản được coi là quan trọng nhất của công ty bạn.

Cái gì là bí quyết công nghệ có giá trị nhất trên thế giới? Nếu câu trả lời của bạn đó là công thức để sản xuất ra nước uống Coca cola thì hầu hết các chuyên gia sẽ trả lời rằng: bạn hoàn toàn đúng.

Thật khó tin nhưng đó lại là sự thật. Mặc dù cái tên Coca Cola hay Coke đều đã được đăng ký thương hiệu hay bản quyền nhưng công thức vô cùng quí giá để làm ra chúng lại không được bảo vệ bởi bằng sách chế, hay thương hiệu

Công thức sản xuất ra nước uống Coca cola chính là một bí quyết công nghệ nho nhỏ, và luôn luôn chỉ là như thế.

Bí quyết công nghệ, nói một cách cơ bản là bất kì thông tin nào độc nhất và có giá trị cho công ty của bạn mà những người ngoài công ty không thể biết được. Bí quyết công nghệ có thể được bảo vệ bởi luật quốc gia hoặc luật liên bang. Tuy nhiên, để được xem và bảo vệ như là bí quyết công nghệ, có 5 nguyện tắc quan trọng mà công ty phải tuân thủ về mặt thông tin

- Nguyên tắc thứ nhất về bảo vệ bí quyết công nghệ : Bí quyết công nghệ phải tuyệt đối là những bí mật. Nói cách khác, một bí quyết công nghệ phải là bất kì loại thông tin nào được sử dụng trong công ty của bạn mà không được mọi người biết đến và tất nhiên là kể cả đối thủ của công ty ngoại trừ việc bạn sử dụng chúng như phương tiện cạnh tranh bất hợp pháp/ không lành mạnh.

Chính vì thế, phải xem xét thật cẩn thận những loại thông tin nào mà công ty bạn muốn cung cấp ra bên ngoài hoặc cho bên thứ ba. Bất kì thông tin nào mà công ti bạn tình nguyện (a) cung cấp cho khách hàng tiềm năng, (b) đưa lên website, (c) cung cấp cho các hiệp hội thương mại, hay (d) cung cấp ra bên ngoài công ty của bạn mà không được bảo vệ như bí quyết công nghệ trừ phi người được cung cấp kí một cam kết bảo mật tương đương.

- Nguyên tắc thứ hai về bảo vệ bí quyết công nghệ : Sử dụng nhãn cảnh báo. Trong nhiều trường hợp, bạn phải dùng nhãn in sẵn hoặc giấy dán  để phân loại và bảo vệ những thông tin được cho là bí quyết công nghệ. Đơn giản bạn có thể dùng tem có chữ “ bảo mật” dán lên từng trang của các thông tin được coi là bí quyết công nghệ hoặc dán chữ “ bảo mật” lên đầu hoặc cuối của mỗi trang tài liệu mà bạn xem là bí quyết công nghệ.

Nếu bạn muốn những cảnh báo này có tính pháp lí hơn, bạn có thể dán một tấm nhãn ở mặt trước ngoài bao bì có chứa các tài liệu bí quyết công nghệ với những cảnh báo sau: "Các mục/ chứng từ/ tài liệu này bao gồm thông tin là bí quyết công nghệ bảo mật của ( tên đăng kí kinh doanh của công ty bạn ) và/ hoặc các công ty thành viên. Thông tin này được bảo vệ bởi luật quốc gia tương ứng và có thể được bảo vệ bởi luật tình báo kinh tế liên bang 1996 ( 18 US.C.SEC 1831), qui định xử phạt đến 15 năm tù hoặc 5 triệu đô la đối với việc đánh cắp, nhận, sở hữu, hoặc sao chép bất kì thông tin nào trong tài liệu này.

- Nguyên tắc thứ 3 về bảo vệ bí quyết công nghệ: Hạn chế mọi tiếp cận đến thông tin bảo mật của công ty dù hữu hình hay vô hình. Việc hạn chế những tiếp cận các tài liệu bí quyết công nghệ dựa trên nguyên tắc chỉ cho tiếp cận những thông tin cần thiết là rất quan trọng. Trong trường hợp này, một tủ hồ sơ được khóa cẩn thận và chỉ những người có thẩm quyền  mới được giữ chìa khóa tỏ ra rất hiệu quả. Bạn cũng có thể tạo mật mã cho máy tính có lưu trữ những thông tin là bí quyết công nghệ của công ty . Thêm vào đó, bạn cũng nên nghĩ đến việc cắt nhỏ các tài liệu chứa bí quyết công nghệ trước khi bỏ chúng thay vì để nguyên như thế và vất chúng đi, bạn cũng nên xoá tận gốc thay vì chỉ xoá những thông tin bí quyết công nghệ được lưu trữ trên ổ cứng máy tính hoặc những phương tiện lưu trữ điện tử khác một cách đơn thuần.

- Nguyên tắc thứ 4 về bảo vệ bí quyết thương mại: Không ngừng yêu cầu mọi người kí cam kết bảo mật. Như đã đề cập ở trên, nếu bạn tình nguyện cung cấp bất kì thông tin bí quyết công nghệ nào cho những người ngoài công ty, bạn phải yêu cầu họ kí cam kết bảo mật tương ứng. Hơn nữa, bạn phải thường xuyên yêu cầu các nhân viên, các nhà tư vấn, các nhà thầu độc lập và các đối tác thương mại tiềm năng của công ty kí các cam kết bảo mật nếu họ có thể nhận hoặc tiếp cận các bí quyết công nghệ của công ty.

- Nguyên tắc thứ năm về bảo vệ bí quyết công nghệ: Thực hiện tất cả những nguyên tắc được nêu trên. Bây giờ bạn đã tiến xa hơn một bước.Thật đáng tiếc nếu như bạn đánh mất những bí quyết công nghệ của công ty chỉ vì  bạn không áp dụng những lời khuyên trên. Việc bạn đã thiết lập các chính sách để bảo vệ các bí quyết công nghệ nhưng lại không áp dụng chúng vào thực tiễn có thể sẽ tạo ra một tác động tiêu cực đến khả năng bảo vệ bí mật thương mại của công ty của bạn trước pháp luật.

Đây là những nguyên tắc chung mà mỗi công ty có thể sử dụng để bảo vệ những bí quyết công nghệ quí giá của công ty mình. Nên nhớ rằng luật chi phối những bí quyết công nghệ có thể thay đồi ít nhiều ớ các nước khác nhau, vì thế việc kiểm tra với hội đồng pháp lý để đảm bảo việc tuân thủ những yêu cầu cụ thể của luật là vô cùng cần thiết.