Nhiều người khởi đầu kinh doanh mà không hề phân tích trước thật cẩn thận mọi khía cạnh tài chính. Họ chỉ nghĩ việc cần làm là bán thật nhiều sản phẩm để có lợi nhuận, nhưng thật ra không phải là như thế.

Việc lập ngân sách kinh doanh khiến bạn phải cân nhắc thật kỹ mọi số liệu quan trọng và hình dung ra việc kinh doanh của mình ra sao trong vòng ba, sáu, chín hoặc 12 tháng sắp đến. Ngân sách sẽ là một công cụ trợ giúp kinh doanh hữu ích giúp bạn ra quyết định tốt hơn. Nó cũng giúp bạn có được cái nhìn toàn diện về mặt tài chính trong việc kinh doanh của mình.
 
Một trong số những kỹ năng quan trọng của một doanh nhân là khả năng dự trù ngân sách và đưa ra những dự báo tài chính chính xác. Xác định được kết quả tài chính về doanh thu, chi phí và lợi nhuận là thước đo chính xác về khả năng kinh doanh thành công của bạn.

Mục đích của việc lập ngân sách là giúp bạn có cái nhìn bao quát về các kết quả tài chính mong đợi từ các hoạt động kinh doanh. Khi dự trù ngân sách, bạn hãy lưu ý:
 
- Phải dự trù trong vòng 12 đến 24 tháng hoạt động kinh doanh.
- Có thể dùng bút chì và các bảng tính toán trên giấy. Tuy nhiên, các chương trình trên máy tính như Excel sẽ giúp bạn thay đổi số liệu một cách nhanh chóng.
- Bạn nên hoàn tất việc dự trù ngân sách trước khi thực sự bắt đầu hoạt động kinh doanh.
- Mỗi tháng bạn nên xem xét lại, chỉnh sửa và cập nhật ngân sách của bạn trong suốt 12 tháng tới.

Ngân sách cho việc kinh doanh cơ bản gồm bốn số liệu chính: dự báo về bán hàng và doanh thu; dự báo tổng các chi phí để đạt được mức doanh thu đã nêu; lợi nhuận hoặc thua lỗ từ các hoạt động nêu trên; và tổng lợi nhuận và thua lỗ cộng dồn theo thời gian.

Số liệu quan trọng nhất nằm ở dòng đầu tiên là dự báo doanh số bán hàng tháng. Số liệu này có được từ kết quả của việc phân tích các hoạt động kinh doanh và tiếp thị, vì thế khả năng dự báo chính xác số liệu này là thước đo chủ yếu cho tài năng kinh doanh của bạn. Hãy luôn đảm bảo số liệu này được dự báo theo ba mức kinh doanh tốt, trung bình và kém.
 
Các dự báo về doanh số và doanh thu nên dựa trên kinh nghiệm, phân tích và nghiên cứu thị trường. Điều quan trọng là việc kinh doanh của bạn vẫn phải phát sinh lợi nhuận ngay cả khi dự báo kinh doanh theo mức kém nhất.
 
Phần tiếp theo của ngân sách là tất cả các chi phí hoạt động từ sản xuất, giao hàng cho đến phục vụ khách hàng. Bao gồm:
 
- Chi phí mua sắm hoặc sản xuất hàng hoá, dịch vụ.
- Chi phí tiếp thị và bán hàng.
- Chi phí hoạt động và quản lý.
- Tất cả các định phí, biến phí hoặc bán biến phí liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Con số cuối cùng phải bao gồm tất cả các chi phí cần thiết bỏ ra nhằm đạt được doanh thu bán hàng đã dự báo.

Sau hết, ngân sách của bạn phải thể hiện tổng lợi nhuận và thua lỗ cộng dồn qua thời gian. Lợi nhuận và thua lỗ được cộng dồn hàng tháng; con số tổng sẽ cho biết thời điểm việc kinh doanh của bạn hòa vốn và bắt đầu có lãi. Tổng thua lỗ sẽ cho bạn biết sẽ cần vay mượn hoặc bỏ ra bao nhiêu tiền trước khi thu lại được lợi nhuận. Việc lập ngân sách chính xác sẽ nói lên tiềm năng của việc kinh doanh của bạn.
 
Mỗi số liệu chính trong ngân sách phải được xem xét lại hàng tháng. Bạn nên so sánh kết quả thực tế ở mỗi phần với các kết quả dự báo. Nghiên cứu các số liệu từng tháng sẽ giúp bạn cải thiện tình hình kinh doanh.

Khi các doanh nhân đầu tư nhiều hơn vào việc dự trù chính xác các ngân sách, họ sẽ tiết kiệm được thời gian và tiền bạc một cách đáng kể cũng như không lãng phí công sức.